FAQ

In de nieuwe wet van mede-eigendom wordt bepaald dat een AV wordt voorgezeten door een mede-eigenaar. Dit schrikt echter vele mede-eigenaars af omdat zij de inhoud van de vergadering niet meester zijn. Na de benoeming op de vergadering zal de voorzitter na de verwelkoming deze functie overdragen aan de syndicus om de verdere uiteenzetting van de vergadering te voltooien. Indien nodig zal de voorzitter tijdens de vergadering tussenkomen om de gemoederen te bedaren.

De algemene vergadering is rechtsgeldig samengesteld wanneer, bij de start van de vergadering, meer dan de helft van de eigenaars aanwezig of rechtsgeldig vertegenwoordigd zijn en zij minstens de helft van de aandelen in de mede-eigendom bezitten. Een uitzondering hierop vormt de regel dat de algemene vergadering tevens rechtsgeldig vergadert indien, bij de start van de vergadering, de mede-eigenaars die aanwezig of vertegenwoordigd zijn, meer dan drie vierden van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten.

Elke persoon die rechtsbekwaam is kan optreden als volmachthouder van de mede-eigenaars, dit met uitzondering van de syndicus. Een volmachthouder mag 3 volmachten aanvaarden. Indien dit er meer zijn dan 3, dan mag dit de 10% van het totaal aantal aandelen niet overschrijden.

Het is vanzelfsprekend dat de syndicus de AV bijwoont aangezien hij het orgaan van de vereniging is en dit tevens zijn wettelijk opdracht is. Evenzeer zal de vertegenwoordiger die vermeldt staat op het communicatieblad de AV bijwonen, tenzij deze zich laten vertegenwoordigen door een volmachthouder. Deze laatste moet vanzelfsprekend in het bezit zijn van een volmacht.
De wettelijke vertegenwoordiger van het pand dient mede-eigenaar te zijn. De volmachthouder daartegenover hoeft niet specifiek een mede-eigenaar te zijn doch mag hij geen vertegenwoordiger van WSB SYNDIC zijn. Blanco volmachten kunt u terugvinden in de rubriek Basisdocumenten.

Uitnodigingen tot algemene vergadering dienen steeds en zonder uitzondering te worden verzonden door de syndicus

De stemhoudende mede-eigenaar worden uitgenodigd door de syndicus.
Indien er meerdere eigenaars zijn voor één privatief dienen zij in onderling overleg één stemhouder aan te duiden. Doen zij dit niet, dan worden zij geschorst van deelname aan de beraadslagingen (stemrondes) tijdens de A.V, totdat zij één stemhouder hebben aangeduid.
Deze aanduiding dient schriftelijk te gebeuren bij de syndicus. Deze aanduiding moet ter goedkeuring en aanvaarding worden ondertekend door alle mede-eigenaars van dit kavel.
Bovendien moet de stemhoudende mede-eigenaar, schriftelijk en uitdrukkelijk laten weten aan de syndicus hoe hij zijn correspondentie wilt ontvangen, via email of per (aangetekende) post.
De stemhouder moet elke adreswijziging zelf melden aan de syndicus. De syndicus stuurt zijn uitnodigingen en correspondentie naar het door hem laatst gekende adres (of email).

Een communicatieblad dient een eigenaar of groep van eigenaars aan te duiden welke eigenaar het pand zal vertegenwoordigen en op welke manier er gecommuniceerd moet worden met de vertegenwoordiger (per post, mail of aangetekend schrijven).
Elke mede-eigenaar dient bij wijziging van woonst, betrekking van het pand of methode van communicatie dit aan te geven via het informatiefiche(zie Basisdocumenten).

Bij de opstart van een nieuw gebouw of bij de intrede van een nieuwe eigenaar, krijgt elke mede-eigenaar een document van WSB SYNDIC waarin een eigenaar of groep van eigenaars van een pand dienen aan te duiden welke eigenaar het pand zal vertegenwoordigen en hoe men met hen zal communiceren (zie Communicatieblad bij Basisdocumenten)
De uitgekozen vertegenwoordiger van het pand geeft dan in het communicatieblad aan hoe WSB SYNDIC met hem kan communiceren (per post, mail of aangetekend schrijven).

Het blijft de wettelijke taak van de syndicus om een algemene vergadering samen te roepen. Daarnaast kunnen de mede-eigenaars of syndicus een BAV bijeenroepen. Indien dit niet uitgaat van de syndicus, dienen de mede-eigenaars met minstens 20% van de aandelen een aanvraag in te dienen bij de syndicus samen met de gewenste dagorde.

Volgens de wet is het verplicht dat de syndicus minstens 1x in het jaar een AV bijeenroept. Deze AV vindt plaats in een periode van 15 dagen dat in de basisakte wordt vastgelegd of wordt op een AV bepaald indien dit niet in de basisakte wordt vermeldt.

De verdeling van de kosten en lasten tussen huurder en verhuurder, gaf in het verleden vaak aanleiding tot discussie. Het Vlaams Woninghuurdecreet wou hier komaf mee maken. Voor huurovereenkomsten die werden gesloten vanaf 1 januari 2019 geldt voortaan dan ook een duidelijke regeling over de kosten en lasten die door de verhuurder aan de  huurder mogen worden doorgerekend. Wij geven jou graag wat meer uitleg.

Regeling voor huurovereenkomst gesloten vóór 1 januari 2019

Voor huurovereenkomsten gesloten vóór 1 januari 2019, bestond er geen duidelijke regeling omtrent de verdeling van deze kosten en lasten en was er bijgevolg een grote contractvrijheid. Dit gaf aanleiding tot heel wat discussies tussen huurder en verhuurder over welke kosten en lasten al dan niet konden worden doorgerekend. Niet zelden raakte de relatie tussen beide partijen hierdoor verzuurd.

Verdelingsprincipe voor huurovereenkomsten gesloten na 1 januari 2019

Het Vlaams Woninghuurdecreet heeft een einde willen maken aan deze talrijke discussies en stelde duidelijk dat voortaan volgende regeling geldt:

1. kosten en lasten met betrekking tot de uitoefening van zakelijke rechten op de woning: ten laste van de verhuurder;
2. kosten en lasten die te maken hebben met het gebruik van de gehuurde woning: ten laste van de huurder, met uitzondering van de onroerende voorheffing die nooit ten laste van de huurder kan worden gelegd;

Daarenboven werd voor wat betreft appartementen en woningen die zich in een mede-eigendom bevinden, een niet-limitatieve lijst uitgebracht waarin duidelijk bepaalde kosten en lasten worden toegewezen aan de huurder en/of de verhuurder.

Deze lijst is opgenomen in bijlage 2 van het Uitvoeringsbesluit van 7 december 2018 bij het Vlaams Woninghuurdecreet en bepaalt als volgt:

Kosten ten laste van de huurder :

• Verbruik water
• Verbruik stookolie/aardgas
• Kosten vuilnisinzameling (indien collectief georganiseerd)
• Schoonmaak en onderhoud gemeenschappelijke delen
• Kleine herstellingen gemeenschappelijke delen (volgens de lijst van kleine herstellingen)
  Dit omvat o.m. het vervangen van een defecte lamp, het vervangen van batterijen van rookmelders in de gemeenschappelijke delen, het herstellen van defecte sloten, het herstellen en vervangen van dienstkranen, stopcontacten en (licht)schakelaars.
• Kosten voor de lift            
  • Periodiek onderhoud – 50 %
• Kosten voor de syndicus – 34 %

Een syndicus vervult taken die zowel betrekking hebben op het dagelijks gebruik van het gebouw als op het in stand houden van het gebouw. Om ingewikkelde berekeningen te vermijden, wordt geopteerd voor een forfaitaire verdeling. Diensten die specifiek op verzoek en in het belang van de verhuurder of huurder worden gemaakt (bv. sleutel laten bijmaken voor huurder of dossier samenstellen bij verkoop voor verhuurder), zijn volledig ten laste van die partij.

• Conciërge – 75%

Kosten ten laste van de verhuurder (100% tenzij anders vermeld) :

• Grote herstellingen gemeenschappelijke delen/installaties (die niet op de lijst van kleine herstellingen voorkomen), behalve herstellingen ten gevolge van oneigenlijk gebruik voor huurders
• Aankoop/vervangen meters nutsvoorzieningen
• Kosten voor de lift
  • Periodiek onderhoud – 50%
  • Het uitvoeren van de risicoanalyse en het uitvoeren van een preventieve inspectie
  • Het vervangen van grote onderdelen en het uitvoeren van de nodige modernisaties
• Kosten voor de syndicus – 66%
• Conciërge – 25%
• Kosten voor algemene vergadering
• Beheerskosten/administratiekosten
• Investeringen/reservefonds

Belangrijk om weten is dat de verhuurder en huurder in principe niet kunnen afwijken van deze regeling, al zal wel worden toegestaan dat de verhuurder in het voordeel van de huurder extra kosten en lasten op zich neemt.

In een gebouw worden de kosten verdeeld volgens verdeelsleutels die bepaald worden in de basisakte. Soms wordt de verdeling van bepaalde kosten niet omschreven in de basisakte dan wordt er verdeeld via de algehele onverdeeldheid ( zie 1.000sten)

Een afrekening is de som van alle kosten in het voorbije boekjaar, herleidt volgens de verdeelsleutel of de aandelen van het betrokken pand waarbij de maandelijkse provisies (zie vorige) worden afgetrokken.

Op een AV stelt WSB SYNDICUS een budget op voor het komende boekjaar, in functie van de kosten van het vorige boekjaar .
Op basis hiervan wordt het budget herleidt naar een maandbedrag. Iedere maand zal de eigenaar hetzelfde bedrag moeten betalen

Dit is de periode van 12 maanden, waarvan een jaarafrekening wordt opgemaakt, maar deze hoeft niet per sé samen te lopen met een kalenderjaar .

Het spreekt voor zich dat er in elk gebouw onvoorziene grote werken kunnen voordoen, waarbij een “reservepotje” ( zie spaarrekening in de privésfeer ) steeds welkom is.
Voorbeelden: defecte motor van een garagepoort, gesprongen toe – of afvoerleiding, barsten of scheuren ingevolge een verzakking, … .
Het reservekapitaal kan enkel worden aangewend mits de goedkeuring van algemene vergadering!

Dit is een inleg van elke mede-eigenaar om pieken in de facturatie op te vangen. Dit bedrag wordt gestort bij intrede van de mede-eigendom en teruggestort bij uittrede na vereffening van de schulden.
Voorbeeld: De syndicus ontvangt een totale maandelijkse provisie van € 100. In de 1ste maand ontvangt de syndicus de factuur voor de verzekering t.v.v. € 300. Het kan niet zijn dat men 3 maand provisie moet afwachten alvorens de betrokken factuur te betalen. Het werkkapitaal dient aldus om deze financieel moeilijkere periode op te vangen.

Dit is een kapitaal dat de mede-eigenaars ter beschikking stellen van de syndicus om de financiële verplichtingen van de gemeenschap te kunnen nakomen. Deze gelden worden gestort op een unieke rekening die toebehoort aan de VME.

Bij een eigendomsoverdracht worden de lasten opgedeeld pro rata temporis. Het reservekapitaal blijft eigendom van de VME. De notaris moet de achterstallige schulden van de verkoper inhouden op basis van de door de syndicus verstrekte informatie . Indien er betwisting van de achterstallen is dient de notaris binnen de drie dagen per aangetekende zending de syndicus te verwittigen en binnen de twaalf werkdagen moet de syndicus bewarend beslag leggen en afgeven aan de notaris.

• Bij minimum twintig kavels is er een raad van mede-eigendom verplicht.
• Controleert syndicus en staat hem bij.
• Kan bevoegdheden krijgen van de AV (min 75% van de stemmen) voor maximum één jaar.
• Moet een halfjaarlijks rapport naar de mede-eigenaars sturen.
• Heeft een voorzitter en bijzitter(s).

• Bijeenroepen van (B)AV.
• Notuleren van beslissingen van de (B)AV.
• Beslissingen uitvoeren.
• Bewarende maatregelen nemen.
• Rekening voor werkingskapitaal en één voor reservekapitaal.
• VME in rechte vertegenwoordigen.
• Achterstallen meedelen aan notaris.
• Bij beëindiging alle documenten overhandigen aan volgende syndicus of voorzitter van het gebouw.
• Aansprakelijkheidsverzekering nemen.
• Post-interventiedossier bewaren.
• Diverse bestekken voorleggen voor grote werken
• Melding doen en toestemming vragen voor bedrijven die een link hebben met de VME of mede-eigenaars.
• Enkel naam, adres en kavel mogen gecommuniceerd worden aan andere mede-eigenaars.
• Dubbele boekhouding voor meer dan 20 kavels (appartementen).
• Begroting voor onderhoudscontracten, gemeenschappelijke uitrusting en toekomstige grote kosten.

• Schriftelijke overeenkomst.
• Maximum drie jaar en daarna een vernieuwing via AV.
• Melding aanplakken aan de inkom van het gebouw met naam, voornaam, beroep, woonplaats syndicus en ondernemingsnummer.

• De AV heeft plaats in een vooraf bepaalde periode van vijftien dagen.
• BAV kan bijeen geroepen worden met 20% van de aandelen (per aangetekende zending en binnen de 30 dagen bijeenroeping).
• Aanvraag van agendapunten minstens drie weken voor de bijeenroepingsperiode van twee weken.
• Bij een uitnodiging vermelding van dag, uur en agendapunten en het ondernemingsnummer.
• Uitnodiging moet gebeuren ten minste twee weken voor de vergadering. ( bij WSB SYNDIC zal dit normaliter zelf 3 weken op voorhand zijn!)
• Uitnodiging mag geschieden volgens gewenst communicatiemiddel van de eigenaar.
• Dringende uitnodigingen kunnen sneller bijeengeroepen worden bij een BAV.
• Minimum vereisten voor AV 50% + 1 van de aandelen en van de eigenaars of enkel 75% van de aandelen. Ook al vertrekken enkele eigenaars daarna. Bij het niet behalen van de quorums moet er een nieuwe vergadering plaats vinden minstens vijftien dagen later en dit zonder een minimum quorum.
• Volmacht voor eender wie, maar moet nominatief zijn en mag slechts 1x gebruikt worden.
• Volmachthouder mag maximum drie volmachten krijgen voor maximum 10% van de quotiteiten in totaal.
• De AV wordt voorgezeten door een mede-eigenaar.
• Enkel aanwezige en gevolmachtigde stemmen tellen (behalve gekwalificeerde meerderheid).
• Personen die werken voor VME mogen niet stemmen.
• Onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen tellen niet mee.
• Stemmingen, tegenstemmen en onthoudingen dienen genotuleerd te worden.
• Notulen worden op het einde van de AV gelezen en ondertekend.
• De notulen en het verslag moet binnen de 30 dagen na de AV verstuurd worden.

• Bij onverdeeldheid dient een lasthebber aangeduid te worden.
• Slechts één eigenaar mag aan de vergadering deelnemen.
• Slechts één eigenaar krijgt de documenten toegestuurd.
• Elke mede-eigenaar moet de veranderingen van zijn adresgegevens doorgeven (zie bij Basisdocumenten het Communicatieblad).
• Elke eigenaar kan een vertaling krijgen op kosten van de VME indien het gaat over de taal van het grondgebied.

Dit reglement omvat de definitie van de rechten en plichten van de mede-eigenaars, de organisatie van de werking van de algemene vergadering, de opdracht van de syndic.

• Elke basisakte die dateert van voor 1 september 2010 dient aangepast te worden.
• Deelverenigingen zijn toegestaan (ingeval de hoofdvereniging bestaat uit twintig kavels of meer).
• Enkel de hoofdvereniging mag beslissen.
• De opdeling van de aandelen moet gestaafd worden in een verslag dat opgenomen wordt in de basisakte.

Conform het wijzigingsvoorstel van het KB van 09 maart 2003:
De inbedrijfstelling van uw lift dateert van voor 01 januari 1958.
–> Uw lift moet ten laatste gemoderniseerd worden op 31 december 2022.
De inbedrijfstelling van uw lift dateert tussen 01 januari 1958 en 31 maart 1984.
–> Uw lift moet ten laatste gemoderniseerd worden op 31 december 2016.
De inbedrijfstelling van uw lift dateert van na 01 april 1984,
–> Uw lift moet ten laatste gemoderniseerd worden op 31 december 2014.

Neen, dit mag niet. Het best kan u dat meedelen via email samen met een korte beschrijving van het defect en de juiste ligging ervan. Uw syndicus zal dan het nodige doen om de leverancier te contacteren en zo spoedig mogelijk het defect te verhelpen.
UITZONDERING: lift!
Vermits elke lift een onderhoudscontract heeft kan u best via de telefoondrukknop in de lift de liftmaatschappij verwittigen. Vergeet niet van een duidelijke omschrijving te geven van de panne. U kan dit eveneens doen via het noodnummer dat in de lift vermeld staat.

Deze wordt geledigd afhankelijk van de noodwendigheid en/of volgens het onderhoudscontract dat mogelijks van toepassing is.

Dit dient beslist te worden op de AV. Hiervoor zijn diverse mogelijkheden:
1. Een eigenaar in het gebouw staat hiervoor in en wordt vergoed voor de aangekochte lampen .
2. De mede-eigenaars wensen dat een professionele elektricien de lampen komt vervangen.

Bij hoogdringende werken wordt de opdracht gegeven aan een leverancier waarvan de syndicus weet dat het goed uitgevoerd zal worden.
Voor werken die dienen beslist te worden op een AV zal een offerte aangevraagd worden voor kleine werken en meerdere offertes ( 2 ) voor het bedrag overeengekomen op de AV (bedrag van mededinging).